Fortsetzung des Newsletters aus dem Yearbook – Schwerpunkt Kontoauszug

Klarheit und Transparenz über das Zeitwertkonten-Angebot erhöhen erfahrungsgemäß die Akzeptanz und Teilnahmequoten der Mitarbeiter und können so positive Wirkungen im Unternehmen entfalten.

In einer Studie von Deloitte Consulting und Baumgartner & Partner aus dem Jahr 2013 wird eine Vielzahl an Services, die der besseren Verbreitung durch interne Vermarktung der Zeitwertkontenlösungen innerhalb der Unternehmen zuträglich sind, aufgeführt. Die beiden am häufigsten genutzten Medien sind der Kontoauszug und das Online-Portal – häufig in Kombination. Das deckt sich auch mit der Erfahrung der Verfasser dieses Beitrages und hat den Ursprung in der Informationsverpflichtung des Arbeitgebers. Durch den durchdachten Einsatz des Kontoauszuges erreicht das ZWK-anbietende Unternehmen aber noch zusätzliche positive Effekte.

Ausgangspunkt

Nach den gesetzlichen Regelungen sind „Wertguthaben … als Arbeitsentgeltguthaben einschließlich des darauf entfallenden Arbeitsgeberanteils am Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu führen (vgl. § 7d Abs. 1 Satz 1 Sozialgesetzbuch IV – SGB IV).

In Absatz 2 der gleichen Vorschrift ist dann normiert, dass „Arbeitgeber … Beschäftigte mindestens einmal jährlich in Textform über die Höhe ihres im Wertguthaben enthaltenen Arbeitsentgeltguthabens zu unterrichten“ haben.

Die vorgenannten Regelungen sind durch das Gesetz zur Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Absicherung flexibler Arbeitszeitregelungen und zur Änderung anderer Gesetze, hier Artikel 1, eingeführt worden. Diese Regelungen sind so seit 1. Januar 2009 in Kraft.

Arbeitgeber, denen die Mitteilungsverpflichtung obliegt, mussten sich nach Inkrafttreten dieser Regelungen damit auseinandersetzen. Dabei ergaben sich folgende Fragestellungen:

1. In welcher Häufigkeit sollen die Beschäftigten informiert werden?
2. In welcher Form sollen die Beschäftigten informiert werden? Welches Medium soll genutzt werden?
3. Welche Informationen soll die Mitteilung enthalten?
4. Welche Erläuterungen sollen der Mitteilung beigefügt werden?

Der Kontoauszug stellt gegenüber dem Mitarbeiter die Verbindung zwischen dem Einbehalt des Einbringungsbetrages durch die Entgeltabrechnung und der Anlage in die Rückdeckung dar.

Aufgrund der chronologischen Dokumentation der einzelnen Umsätze (Kauf, Verkauf, Wiederanlagebuchung, Gebührenbelastung etc.) ist der Kontoauszug das wichtigste Instrument für die transparente Darstellung der Entwicklung des Lebensarbeitszeitkontos gegenüber dem Mitarbeiter. Aus diesem Grund sollte der Kontoauszug möglichst einfach und selbsterklärend aufgebaut sein und keine unnötigen Daten enthalten.

zu 1. In welcher Häufigkeit sollen die Beschäftigten informiert werden?

Die gesetzliche Regelung fordert, dass die Unterrichtung „mindestens einmal jährlich“ erfolgen soll.

Die Häufigkeit einer Information an die Beschäftigten hängt dabei sicherlich davon ab, welches Administrationstool der einzelne Arbeitgeber im Einsatz hat, d.h. wie aktuell und wie häufig haben Beschäftigte die Möglichkeit auf den aktuellen Kontostand zuzugreifen. Sofern die Beschäftigten täglich den Kontostand abfragen können, besteht naturgemäß keine Notwendigkeit, von der Mindestanforderung einer einmaligen Unterrichtung abzuweichen, d.h. in diesem Fall kann es bei einer einmaligen Information verbleiben. Haben die Beschäftigten dagegen nicht die Möglichkeit, regelmäßig, z.B. über ein Portal, den aktuellen Wertguthabenstand abzufragen, stellt sich für den Arbeitgeber die Frage, ob im Laufe des Jahres mehr als einmal informiert werden sollte. Das hängt dann aber insbesondere von den administrativen Kapazitäten, der Personalphilosophie und auch den Kosten ab.

Sofern einem solchen Vorgehen keine höherrangigen Überlegungen oder personalpolitischen Aspekte entgegenstehen, ist eine einmalige Unterrichtung im jährlichen Turnus zu empfehlen. Optimal ist ein Zugang zum eigenen Kontostand über ein Portal.

zu 2. In welcher Form sollen die Beschäftigten informiert werden? Welches Medium soll genutzt werden?

Die gesetzliche Regelung gibt hier unzweifelhaft vor, dass in Textform zu unterrichten ist. Eine weitere Vorgabe wird dagegen nicht gemacht.

Ausgehend vom Wortlaut der Regelung wird der Verpflichtung zur Unterrichtung vermutlich am ehesten mittels eines Schreibens an den/die Beschäftigte Rechnung getragen. In Abhängigkeit vom Bestand ergibt sich für den Arbeitgeber ein größerer Aufwand, der zwar durch die Erstellung eines Musterserienbriefs und Absprache über die Zulieferung der Daten erleichtert werden kann, es verbleibt jedoch ein administrativer Aufwand beim Arbeitgeber, der üblicherweise dem Personalbereich obliegt.

In Zeiten moderner Kommunikation und vermehrtem Einsatz von internetbasierenden Portalen stellt sich die Frage, ob der Vorgabe einer Unterrichtung in Textform (pdf-Datei) durch die Kommunikation via Online-Portal genüge getan ist. Dies ist aus Sicht der Autoren zu bejahen. Ebenfalls hinreichend erscheint eine Verteilung der Information per Mail, d.h. der Beschäftigte erhält den Kontoauszug an seine geschäftliche oder (wenn diesem explizit zugestimmt wurde) private Mailadresse gesandt. Auch wäre eine Information per Mail an die Beschäftigten denkbar, die lediglich über die Bereitstellung der Wertguthabeninformation auf dem Portal informiert, das konkrete Schreiben dann auf dem individuell zugänglichen Portal, beispielsweise in einer persönlichen Akte, abrufbar, aber auch archiviert ist.

zu 3. Welche Informationen soll die Mitteilung enthalten?

Ausgehend von der gesetzlichen Regelung sind das Arbeitsentgeltguthaben und der darauf entfallende Arbeitgeberanteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag mitzuteilen.

Hier stellt sich nun die Frage, ob die genannten Beträge in einer Summe oder getrennt mitzuteilen sind. Wir empfehlen einen getrennten Ausweis, insbesondere bei Zuwendungen, die aus Entgelt oberhalb der BBG erfolgen. In Abhängigkeit von der Festlegung des Arbeitgebers zur Anwendung des statischen oder dynamischen Wertguthabenbegriffs stellt sich die Frage, welcher Wert konkret als Arbeitgeberanteil ausgewiesen wird.

Aufbau eines Kontoauszuges:

Mindestens folgende Umsatzwerte sollten u.E. ausgewiesen werden:

1. a) Einbringungsmonat (= Monat der Gehaltszahlung)
2. b) Einbringungsbetrag des Mitarbeiters ohne AG-SV-Anteil in EUR
3. c) Anlageart (bei Fonds die ISIN, bei Versicherung der Versicherungstarif)
4. d) Ausführungstag (Fonds), Stichtag (Versicherung)
5. e) bei Fonds der Ausführungspreis
6. f) bei Fonds die Stückzahl, die sich aufgrund Einbringungsbetrag und Ausführungspreis ergibt

Außerdem sollte der Mitarbeiter dem Kontoauszug immer den aktuellen Stand der Wertentwicklung des Wertguthabens entnehmen können.

Bei Fonds ist dies relativ einfach, indem die Fondsanteile mit dem aktuellen Rücknahmepreis bewertet werden. Bei Fonds erreicht der Kontoauszug den höchsten Grad an Transparenz, weil die Ausgabe- und Rücknahmepreise im Falle von frei handelbaren Publikumsfonds von den Kapitalanlagegesellschaften täglich veröffentlicht werden und z.B. über Internet (onvista.de oder fondsweb.de) vom Mitarbeiter nachvollzogen und plausibilisiert werden können.

Bei Versicherungslösungen ist man darauf angewiesen, dass die Versicherung die notwendigen Daten (z.B. Gültigkeitsdatum der berechneten Werte, Versicherungspolice-Nummer, planmäßiges Laufzeitende, aktuelles Rückdeckungskapital, Garantiekapital zum Ablauf) regelmäßig zur Verfügung stellt. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn die Anlage mitarbeiterspezifisch in Versicherungspolicen erfolgt.

zu 4. Welche Erläuterungen sollen der Mitteilung beigefügt werden?

Bei Informationen an Beschäftigte stellt sich regelmäßig die Frage nach dem Nutzen einer Zurverfügungstellung weitergehender oder erläuternder Informationen. Die Alternative wäre, es bei der nüchternen und unkommentierten Mitteilung der geforderten Werte zu belassen. Eine diesbezügliche Entscheidung hängt sehr stark von der Firmenkultur ab. Manche Unternehmen informieren nur kurz und knapp mit den zwingend notwendigen Fakten, andere wiederum geben noch ergänzende Informationen. Hier ist eine Empfehlung sehr schwierig. In Summe gilt, dass Transparenz und klare Information zu erhöhter Akzeptanz verhilft.

Nebst den hier beschriebenen Anforderungen an einen (via Onlineportal bereitgestellten) Kontoauszug sind folgende Informationsmaßnahmen sehr empfehlenswert:

• Informationsveranstaltungen
• zusätzliche Beschreibung (nebst Onlineportal) im Intranet
• Broschüre für neueintretende Mitarbeiter
• dezidierte Erwähnung in Stellenanzeigen
• optional individuelle Beratung der Mitarbeiter

Fazit und Empfehlung

Ausgehend von der gesetzlichen Vorgabe einer einmal jährlich durchzuführenden Information empfehlen die Autoren, die Kontoauszüge einmal jährlich zu erstellen. Sofern es die technischen Gegebenheiten zulassen sollten, sollten die Auszüge über ein im Einsatz befindliches Portal „verteilt“ werden, d.h. die Teilnehmer erhalten eine Information, dass die Auszüge erstellt und auf dem Portal zur Einsicht und ggf. Ausdruck bereitgestellt sind.

Inhaltlich empfehlen die Autoren den Auszug transparent zu gestalten und auf die firmenspezifischen Gegebenheiten auszurichten.