Im ersten Teil unseres Newsletter-Beitrags zu diesem Thema haben wir ausgeführt, inwieweit der demografische Wandel einen Trend zur verstärkten Nachfrage nach verkürzten Arbeitszeiten durch die Arbeitnehmer führt und welche Auswirkungen dies auf die Ausgestaltung von Zeitwertkonten-Vereinbarungen haben sollte. In diesem zweiten Teil geht es nun um die daraus resultierenden Anforderungen an die Gestaltung von Schichtmodellen und um Lösungsbeispiele dafür.

3. Alters- und teilzeitgerechte Schichtgestaltung

Die neuen Herausforderungen für die Arbeitszeitgestaltung, die mit der zunehmenden Anzahl von Arbeitnehmern mit reduziertem Beschäftigungsumfang einhergehen, betreffen nicht so sehr Arbeitsplätze mit administrativen Tätigkeiten. Hier ist man in den meisten Unternehmen schon seit langem gewohnt, eine größere Anzahl von Teilzeit-Arbeitnehmern zu beschäftigen, was in der Regel auch unproblematisch ist und lediglich einige Fragen an die Arbeitsorganisation (wie werden die Aufgaben auf Arbeitnehmer mit unterschiedlichen Beschäftigungsumfängen verteilt?) aufwirft.

Problematischer ist dies z.B. bei produktionsnahen Arbeitsplätzen, bei denen die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer untereinander, aber auch mit den Maschinenlaufzeiten abgestimmt werden müssen, so dass eine freie, individuelle Gestaltung der täglichen Dauer und Lage der Arbeitszeiten zunächst einmal nicht möglich ist. Dies gilt grundsätzlich überall dort, wo aus diesen oder ähnlichen Gründen die Arbeit in Schichten organisiert wird.

Damit gewinnt die Frage nach alters- und teilzeitgerechter Arbeitszeitgestaltung  im Schichtbetrieb extrem an Bedeutung. Gefragt sind auf der einen Seite ergonomische Schichtmodelle, welche die unvermeidbaren Belastungen der Schichtarbeit auf das unvermeidbare Minimum reduzieren (damit die zunehmende Zahl älterer Arbeitnehmer möglichst lange im Erwerbsleben verbleiben kann) und auf der anderen Seite flexible Schichtmodelle, in denen ältere oder gesundheitlich angeschlagene Arbeitnehmer gezielt entlastet werden können und in denen für Arbeitnehmer aus den unterschied­lichs­ten Gründen Teilzeitlösungen gefunden werden können.

3.1   Konsequenzen für die Schichtplangestaltung

Die folgenden Kriterien sind maßgeblich für eine alters- und teilzeitgerechte Schichtgestaltung:

• Schichtpläne müssen so gestaltet sein, dass darin in immer größerem Maße auch Arbeitnehmer mit reduzierter Arbeitszeit mitwirken können.
• Schichtpläne müssen individuell anpassbar sein. Die schrittweise Entlastung älterer Arbeitnehmer, die erforderlich sein wird, um sie möglichst lange der Arbeitswelt zu erhalten, aber z.B. auch der zunehmende Trend zu Eltern- und Pflegezeiten (die ja nicht zwingend zu einer vollständigen Freistellung von der Arbeit führen müssen) werden dazu führen, dass immer mehr Arbeitnehmer in individuellem Umfang die Zahl der zu leistenden Schichten oder auch ihren Nachtschicht-Anteil reduzieren.
• Damit werden Schichtmodelle, die auf dem Prinzip der klassischen Schichtgruppe aufbauen, obsolet, denn sie sind viel zu starr. In Schichtplänen mit klassischen Schichtgruppen rotieren stets gleich zusammengesetzte Schichtgruppen durch die unterschiedlichen Schichten. Fehlen dort mehrere Arbeitnehmer regelmäßig, weil sie eine verringerte Anzahl von Schichten leisten, bricht das Schichtsystem schnell in sich zusammen. Wesentlich flexibler sind dagegen Schichtpläne mit Gruppen-Kombinationen, in denen eine Schichtbesetzung wechselnd aus unterschiedlichen Teilgruppen zusammengesetzt wird (s. Abb. 1 und 2).

Abb. 1: Beispiel – Klassische Schichtgruppen für 16 Schichten pro Woche

Abb. 2: Beispiel – Gruppenkombinationen für 16 Schichten pro Woche

• Schichtsysteme sollten den freiwilligen Schichttausch zwischen Arbeitnehmern systematisch ermöglichen und fördern. Eine Entlastung älterer Arbeitnehmer kann z.B. auch dadurch erreicht werden, dass diese regelmäßig Wochen mit höherer Schichtanzahl gegen Wochen mit weniger Schichten tauschen. So könnte im Beispiel aus Abb. 2 ein Arbeitnehmer aus Gruppe E mit einem Arbeitnehmer aus Gruppe B oder C tauschen, um sowohl seine Wochenarbeitszeit als auch den Nachtschicht-Anteil zu reduzieren. Ein Arbeitnehmer aus Gruppe E könnte die ersten zwei Schichten der Woche mit einem Arbeitnehmer aus Gruppe C tauschen, um die belastende Folge von 5 Nachtschichten zu vermeiden (die in diesem Falle natürlich auch grundsätzlich vermieden werden könnte durch eine entsprechende Umstellung des Schichtmodells). Ein solcher Tausch lässt sich auch in der Praxis oft erreichen, da jüngere Arbeitnehmer zum Teil gerne zusätzliche (Nacht-)Schichten übernehmen, um ihr Gehalt aufzubessern.

3.2 Schichtmodelle für Teilzeit-Arbeitnehmer

Die Länge einer einzelnen Schicht wird sich immer an den abzudeckenden Betriebszeiten und damit meist annähernd an der täglichen Arbeitszeit eines Vollzeit-Arbeitnehmers orientieren. Für Teilzeit-Arbeitnehmer in Schicht gibt es also – wie für Teilzeit in anderen Arbeitsformen auch – grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Arbeitszeitverkürzung: Verkürzung der täglichen Arbeitszeit oder Reduzierung der Anzahl Arbeitstage pro Woche. In Schichten, die nicht durchgängig mit der gleichen Anzahl von Arbeitnehmern besetzt sein müssen (dies ist z.B. in Call Centern oder auch in Logistik-Organisationen durchaus häufig der Fall), kann der Einsatz von Arbeitnehmern mit reduzierter Tagesarbeitszeit sogar sehr hilfreich sein, um vorübergehende Bedarfsspitzen abzudecken, wie sie z.B. durch die im Tagesverlauf ungleichmäßige Verteilung von eingehenden Anrufen in einem Call Center (s. Abb. 3) oder in Logistik-Organisationen mit tagfertiger Auslieferung besonders am Abend auftreten.

 
Abb. 3: Typisches Bedarfsprofil für ein Call Center mit kurzen Bedarfsspitzen am Vor- und Nachmittag

Sollen Schichten dagegen eher gleichmäßig stark besetzt bleiben, bietet sich für die Verkürzung der täglichen Arbeitszeit nur die Teilung einer Schicht in zwei halbe Schichten (oder ggf. von zwei Schichten in drei 2/3-Schichten) an. Dies ist grundsätzlich einfach zu organisieren, beschränkt die Arbeitnehmer im Prinzip aber auf die Wahl zwischen einer vollen und einer halben Stelle – dies dürfte aus Sicht der Arbeitnehmer in vielen Fällen aber eine zu grobe Rasterung der möglichen Arbeitszeiten sein. Zudem setzt dies voraus, dass sich in jeder Schichtgruppe immer eine geradzahlige Anzahl von Arbeitnehmern mit halbierter Arbeitszeit findet. Wohl auch aus diesen Gründen findet sich diese Lösung in der Praxis eher selten.

Weitaus variablere Gestaltungsmöglichkeiten bieten sich, wenn die Reduzierung der Arbeitszeit über die durchschnittliche Zahl der Schichten pro Woche erfolgt. Dies soll nachfolgend an einem Beispiel verdeutlicht werden.

3.3 Gruppenkombinationen mit Flexischichten: Ein Beispiel

In einem vollkontinuierlichen Betrieb sollen je Schicht jeweils 8 Arbeitnehmer anwesend sein. Zusätzlich ist eine Vertretungsquote von 20 % zu berücksichtigen, d.h. der Plan soll als Vorsorge für Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Weiterbildung etc.) die Möglichkeit bieten, für 20 % der eingeplanten Arbeitnehmer Vertreter einsetzen zu können. Abb. 4 zeigt einen ergonomischen, flexiblen und individuell anpassbaren Schichtplan, der diese Anforderungen erfüllt.

Im Plan werden 48 Arbeitnehmer in 12 Gruppen à 4 Arbeitnehmer verplant. Jeweils zwei Teilgruppen gemeinsam bilden in wechselnder Zusammensetzung eine Schicht. Gehen wir von einer Schichtdauer von 8 Stunden aus und einer Wochenarbeitszeit von 35 Stunden, so ergibt sich bei einer Vertretungsquote von 20 % ein Personalbedarf von 46,08 Vollzeit-Arbeitnehmern. Die hier gewählte Besetzung mit 48 Arbeitnehmern ermöglicht also bereits, dass ein Teil der Arbeitnehmer mit reduzierter Schichtanzahl arbeitet (z.B. zur Entlastung älterer Arbeitnehmer). 

Abb. 4: Ein flexibler, ergonomischer Plan für vollkontinuierlichen Schichtbetrieb

Der Plan ist ergonomisch, weil er auf dem Prinzip der kurzen Vorwärtsrotation beruht und im Plan nie mehr als drei Nachtschichten aufeinander folgen. Die Schichtblöcke bestehen aus jeweils sieben Tagen, was es ermöglicht, die freien Wochenenden stets zusammenhängend (also Samstag und Sonntag gemeinsam) zu legen. Nach einem Schichtblock folgen immer mindestens zwei freie Tage, meist sind es drei bis fünf freie Tage.

Der Schichtplan ist flexibel, insbesondere aufgrund der Verwendung der „Flexischichten“ (im Plan als „FL“ dargestellt). Die Flexischichten sind zunächst das Instrument für die bedarfsgenaue Vertretung abwesender Arbeitnehmer. Eine Flexischicht signalisiert im Grundschichtplan einen Arbeitstag, an dem zunächst noch nicht feststeht, welche Schicht zu leisten ist. Im Zuge der Abwesenheitsplanung werden die Flexischichten dem Bedarf entsprechend durch konkrete Schichten ersetzt. Da bis auf kurzfristige Erkrankung jede Abwesenheit planbar ist, können außer kurzfristigen Erkrankungen alle Abwesenheiten auf diese Weise exakt dem Bedarf entsprechend ersetzt werden. Damit durch diese Abwesenheits- und Vertretungsplanung die Ergonomie des Plans nicht gestört wird, dürfen Flexischichten im Plan entweder nur vor oder nach freien Tagen, nach einer Frühschicht oder vor einer Nachtschicht eingesetzt werden.

Bei 20 % Vertretungsquote würden im Durchschnitt pro Tag 4,8 solcher Flexischichten benötigt. Der Plan sieht aber acht Flexischichten vor, so dass er auch genügend Flexibilität z.B. für Phasen mit höherer Urlaubsquote enthält. Darüber hinaus kann das Prinzip der Flexischicht auch dazu genutzt werden, zusätzliche Abwesenheiten aufgrund individueller Arbeitszeitverkürzungen von Arbeitnehmern kompensieren zu können. Durch die gegenüber der Vertretungsquote erhöhte Anzahl von Flexischichten könnte in diesem Plan fast die Hälfte der Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit um eine Schicht pro Woche verkürzen – diese fehlenden Schichten könnten im bestehenden Planschema ersetzt werden (allerdings steigt dann schrittweise die Wochenarbeitszeit der verbleibenden Vollzeit-Arbeitnehmer, so dass ab einer gewissen Anzahl von Arbeitnehmern mit verkürzter Arbeitszeit der Einsatz zusätzlicher Arbeitnehmer im Plan sinnvoll erscheint, was wiederum zusätzliche Flexibilitätsspielräume schafft).

Der Plan unterstützt also die Option der individuellen, freiwilligen Arbeitszeitverkürzung. Individuell unterschiedliche Arbeitszeiten können u.a. auch dadurch realisiert werden, dass bei der Auswahl der Arbeitnehmer, deren Flexischicht zur Vertretung eines Abwesenden in eine konkrete Schicht umgewandelt wird, ältere Arbeitnehmer weniger häufig herangezogen werden als jüngere.

Darüber hinaus schafft der Plan eine Vielzahl von Möglichkeiten für einen freiwilligen Schichttausch. So könnte – um nur ein Beispiel zu nennen – ein Arbeitnehmer, der seinen Nachtschicht-Anteil reduzieren will, seine beiden Nachtschichten am Donnerstag und Freitag der sechsten Woche gegen eine Spätschicht eines Arbeitnehmers der ersten oder zehnten Woche zu tauschen versuchen.

Der „Preis“ für die gewonnene Flexibilität und die Möglichkeit, auf individuelle Wünsche zur Gestaltung des Arbeitsumfangs einzugehen, ist die gestiegene Komplexität der Planung, die allerdings – wie in der Praxis längst bewiesen ist – durch geeignete Planungsinstrumente gut zu beherrschen ist. Tatsächlich zeigt die Erfahrung, dass die Einführung solcher Pläne zu einer besseren Planungsdisziplin führt, die wiederum viele Nachteile der sonst häufig praktizierten „ad hoc“-Planung für Arbeitnehmer und Unternehmen vermeidet. Die größte Hürde bei der Einführung solcher Pläne ist daher, dass die betroffenen Arbeitnehmer davon überzeugt werden müssen, dass der komplexere Plan ihnen wirklich helfen kann und die dadurch mögliche Entlastung als Vorteil überwiegt.

3.4   Zusammenhang zwischen flexiblen Schichtmodellen und Zeitwertkonten

Auf diese Weise lassen sich also Schichtpläne konstruieren, die altersgerechte Spielräume zur Entlastung der Arbeitnehmer bieten. Natürlich ist die mit einer Arbeitszeitverkürzung für ältere Arbeitnehmer einhergehende finanzielle Einbuße, sofern sie nicht schon durch Vereinbarungen im Tarifvertrag im Entgelt kompensiert wird (wie z.B. im Chemie-Tarifvertrag mit seinen Altersfreizeiten), für viele Arbeitnehmer nicht unproblematisch. Wenn es aber um die Wahl geht – und auf diese Wahl wird es in vielen Unternehmen zukünftig massiv hinauslaufen – ob eine Frühverrentung droht oder eine Weiterbeschäftigung in verringertem Umfang möglich ist, mag dies das kleinere Übel sein. Zusätzlich kommt hier die Möglichkeit ins Spiel, diese Einkommensverluste für ältere Arbeitnehmer über ein Zeitwertkonto auszugleichen, dass durch Mehrstunden oder ggf. auch Einbringung aus dem Entgelt in den Jahren zuvor gespeist wurde. Zeitwertkonten und flexible (alters- und teilzeitgerechte) Schichtmodelle können in diesem Sinne also eine sehr fruchtbare Symbiose bilden, zumal flexible Schichtmodelle sich auch ideal dafür eignen, dass jüngere Arbeitnehmer im Rahmen von Schichtarbeit auch Zusatzstunden leisten können, um ein angemessenes Guthaben im Zeitwertkonto zu sammeln, das später als Basis für die Verkürzung der Arbeitszeit im Alter dienen kann. Die Vorteile eines solchen Systems würden auch für die betreffenden Unternehmen eine Subventionierung von Zeitwertkontensystemen (z.B. durch Bezuschussung der von den Arbeitnehmern eingebrachten Entgeltbestandteilen) rechtfertigen, was wiederum die Chance auf eine hohe Beteiligung der Arbeitnehmer am Aufbau von Zeitwertkonten erhöht.