Das Ziel von Zeitwertkonten ist die Inanspruchnahme der Wertguthaben im Rahmen einer Freistellung. Bei der Freistellung handelt es sich - im Gegensatz zum Störfall  - um die planmäßige Inanspruchnahme des Wertguthabens.

Die Freistellung ist in § 7c SGB IV geregelt. Danach kann das Wertguthaben auf Grund einer Vereinbarung nach § 7b SGB IV in Anspruch genommen werden

1. für gesetzlich geregelte vollständige oder teilweise Freistellungen von der Arbeitsleistung oder gesetzlich geregelte Verringerungen der Arbeitszeit, insbesondere für Zeiten,
2. a) in denen der Beschäftigte nach § 3 des Pflegezeitgesetzes vom 28. Mai 2008 (BGBl. I S. 874, 896) in der jeweils geltenden Fassung einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung pflegt,
3. b) in denen der Beschäftigte nach § 15 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes ein Kind selbst betreut und erzieht,
4. c) für die der Beschäftigte eine Verringerung seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nach § 8 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes verlangen kann; § 8 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes gilt mit der Maßgabe, dass die Verringerung der Arbeitszeit auf die Dauer der Entnahme aus dem Wertguthaben befristet werden kann.
5. für vertraglich vereinbarte vollständige oder teilweise Freistellungen von der Arbeitsleistung oder vertraglich vereinbarte Verringerungen der Arbeitszeit, insbesondere für Zeiten,
6. die unmittelbar vor dem Zeitpunkt liegen, zu dem der Beschäftigte eine Rente wegen Alters nach dem Sechsten Buch bezieht oder beziehen könnte oder
7. in denen der Beschäftigte an beruflichen Qualifizierungsmaßnahmen teilnimmt.

Aus den gesetzlichen Vorschriften und den ergangenen Rundschreiben ergeben sich für die Freistellung  folgende allgemeine administrative „Herausforderungen“:

1. Ermittlung der Einhaltung der Werterhaltungsgarantie
2. Festlegung des angemessenen Arbeitsentgeltes während der Freistellungsphase
3. Sicherstellung, dass die Auflösung der anteiligen Insolvenzsicherung erst nach Auszahlung des Wertguthabens an den Arbeitnehmer erfolgt
4. Minimierung des zum Freistellungsende übrigbleibenden Betrages (Störfall)

Weitere administrative Handlungsnotwendigkeiten können sich ergeben aus

1. der Verlängerung bzw. Verkürzung des Freistellungszeitraumes durch Verminderung (max. auf 70 %) oder Erhöhung (max. auf 130 %) des Freistellungsgehaltes oder aufgrund der Berücksichtigung von Urlaubstagen,
2. der möglichen Kombination der Freistellung mit Altersteilzeit oder einer Familienpflegezeit,
3. der anteiligen Auflösung der SV-Luft, soweit die SV-Luft in der Administration geführt wird.

Nachfolgend werden die allgemeinen administrativen „Herausforderungen“ erläutert:

Ermittlung der Einhaltung der Werterhaltungsgarantie

Die Werterhaltungsgarantie muss vor und während der planmäßigen Entnahme (= Freistellung) geprüft werden. Dies ist insbesondere dann notwendig, wenn die Rückdeckung in einem Produkt ohne Werterhaltungsgarantie erfolgt (z.B. Fonds).  Eine Unterdeckung ist jedoch auch bei einer Versicherungslösung denkbar, z.B. durch Belastung versicherungsinterner Kosten.

Die Werterhaltungsgarantie ist in § 7d Abs. 3 SGB IV geregelt, wonach „ein Rückfluss zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme des Wertguthabens mindestens in der Höhe des angelegten Betrages gewährleistet ist.“

Der angelegte Betrag umfasst das vom Arbeitnehmer eingebrachte Arbeitsentgelt  einschließlich des darauf entfallenden Arbeitgeberanteils am Gesamtsozialversicherungs-beitrag.

Vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies, dass die Werterhaltungsgarantie eingehalten ist, wenn  der Wert des Wertguthabens (Rückdeckung) gleich oder größer der Summe der eingebrachten Arbeitsentgelte einschließlich der darauf entfallenden Arbeitgeberanteile am Gesamtsozialversicherungsbeitrag  ist.

Eine Besonderheit gibt es noch für Wertguthaben, welche vor dem 01.01.2009, gebildet worden sind. Laut der SV-Träger gilt hier die Werterhaltungsgarantie für die Wertguthabenhöhe am 31. Dezember 2008.

Die Prüfung ist gem. § 7d Abs. 3 SGB IV immer „zum Zeitpunkt der Inanspruchnahme“ durchzuführen, also ggf. monatlich. Ist das Wertguthaben in einer Rückdeckung ohne Werterhaltungsgarantie investiert, sollte vor Freistellungsbeginn eine Umbuchung in eine „sichere“ Rückdeckung erfolgen.

Festlegung des angemessenen Arbeitsentgeltes während der Freistellungsphase

Für die Freistellungsphase vereinbaren die Vertragsparteien die Höhe des Arbeitsentgeltes. Dabei muss das vereinbarte Arbeitsentgelt „angemessen“ sein. Die Angemessenheit des Arbeitsentgeltes wird von den SV-Trägern wie folgt definiert:

„Das Arbeitsentgelt während der Freistellungsphase gilt dann noch als angemessen, wenn es im Monat mindestens 70 % und maximal 130 % des durchschnittlich gezahlten Arbeitsentgelts der unmittelbar vorangegangenen zwölf Kalendermonate der Arbeitsphase beträgt.“

Das durchschnittliche gezahlte Arbeitsentgelt der letzten zwölf Kalendermonate ermittelt sich wie folgt:

Bruttoarbeitsentgelt der letzten 12 Kalendermonate ohne Begrenzung (z. B. auf die  Beitragsbemessungsgrenze) inkl. regelmäßig gewährter Einmalzahlungen, eventuell gezahlte beitragsfreie Zulagen,  beitragsfreie Zuschläge oder Sachbezüge (z.B. Firmen-PKW mit Privatnutzung) bleiben außer Betracht. Regelmäßig gewährte Einmalzahlungen bleiben dann außer Betracht, wenn diese auch während der Freistellungsphase gezahlt werden. Hiervon abgezogen wird das im Bemessungszeitraum in das Wertguthaben eingebrachte Arbeitsentgelt.

Während das angemessene Arbeitsentgelt relativ leicht zu ermitteln ist, steckt der „Teufel“
in der Ermittlung des Arbeitsentgeltguthabens , insbesondere dann, wenn der „statische“ Wertguthabenbegriff der SV-Träger zugrunde gelegt wird (siehe auch „Stellungnahme der AGZWK zum neuen Wertguthabenbegriff“ vom 16.12.2009).

In diesem Fall wäre das Arbeitsentgeltguthaben nicht nur von der Entwicklung einer Rückdeckung, sondern auch von der Entwicklung der SV-Beitragssätze abhängig.

Wird der „dynamische“ Wertguthabenbegriff zugrunde gelegt, ist die Entwicklung der SV-Beiträge wertguthabenneutral.

Aus administrativer Sicht ist u.E. der „dynamische“ Wertguthabenbegriff als geeigneter anzusehen.

Es ist zu gewährleisten, dass die Auflösung der anteiligen Insolvenzsicherung erst nach Auszahlung des Wertguthabens (Entsparung) an den Arbeitnehmer erfolgt.

Gemäß 7e SGB IV sind Wertguthaben einschließlich des darin enthaltenen Gesamtsozial-versicherungsbeitrages gegen das Risiko der Insolvenz des Arbeitgebers vollständig abzusichern. Hieraus ergibt sich, dass im Prozessablauf zuerst die Auszahlung an den Arbeitnehmer erfolgen muss, bevor evtl. Rückflüsse an den Arbeitgeber erfolgen.

In den meisten Fällen dürfte die Auszahlung an den Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber vorgenommen werden, während die Insolvenzsicherung häufig mittels Treuhandlösung oder über ein Versicherungsmodell (Verpfändung)  erfolgt. Im Ergebnis werden der Prozess der Auszahlung und die Möglichkeit, hierfür auf das entsprechende Wertguthaben zugreifen zu können, voneinander getrennt.

Minimierung des zum Freistellungsende übrigbleibenden Betrages (Störfall)

Jede Entnahme, die nicht der vereinbarungsgemäßen Verwendung des Wertguthabens entspricht, ist ein Störfall. Dies trifft auch für den Betrag zu, welcher am Ende einer Freistellungsphase übrigbleibt. Auch wenn das Wertguthaben grundsätzlich in der Freistellungsphase vollständig verwendet werden soll, kann ein Restbetrag bestehen bleiben,  da das Wertguthaben in den meisten Fällen auch während der Freistellungsphase verzinst wird.

Bei längeren Freistellungszeiträumen können hier beachtliche Beträge zusammen kommen.

In diesem Fall ist es sinnvoll, über Anpassungen der Höhe des Freistellungsgehaltes diese Beträge bereits während der Freistellungsphase mit auszuzahlen. An dieser Stelle sollte jedoch berücksichtigt werden, dass mit der Erhöhung keine Beitragsbemessungsgrenze überschritten wird, damit nicht der überschreitende Betrag zum Störfall wird.