In diesem Artikel wollen wir die Umsetzung eines Zeitwertkontos insbesondere im Hinblick auf den Einbehalt von Gehaltsbestandteilen und Zeitguthaben darstellen. Außerdem wird der Abbau des Zeitwertkontos über eine Freistellung beziehungsweise den SV-rechtlichen Störfall dargestellt. Dabei bleibt die Schnittstelle zu einer externen Administrationsplattform zur Führung der virtuellen Mitarbeiterkonten aufgrund der individuellen Gestaltung der Schnittstellen der Anbieter außen vor.

Im SAP-Standard wird bereits das Wertguthaben aus Altersteilzeitarbeitsverhältnissen zur Verfügung gestellt, das als Grundlage für die Einrichtung der Verwaltung von Zeitwertkonten dient. Alle für die Implementierung benötigten Bausteine stellt SAP im Standard zur Verfügung, es werden keine optionalen Module benötigt.

Grundlage für die Implementierung bildet die arbeitsrechtliche Vereinbarung zum Zeitwertkonto, zum Beispiel die entsprechende Betriebsvereinbarung sowie die vorgesehene Einbringungserklärung. Unsere Ausführungen haben wir nach den Hauptbereichen des Ansparens und Entsparens gegliedert. Dabei wird auch der so genannte SV-rechtliche Störfall mitbehandelt.

Vorbereitung

Vorbereitend ist das betriebliche Wertguthaben zu definieren. Dabei können die Erfahrungen aus Altersteilzeitverhältnissen genutzt werden, wobei auf die gesetzlichen Unterschiede zu achten ist (Altersteilzeitgesetz vs. Flexi II). Zum Beispiel werden im Bereich der Altersteilzeit regelmäßig Aufstockungsbeträge berücksichtigt, die im Rahmen von Zeitwertkonten keine Rolle spielen. Dagegen liegt bei den Zeitwertkonten ein besonderes Augenmerk auf der Berücksichtigung der arbeitgeberseitigen Sozialversicherungsbeiträge der Höhe nach.

In Bezug auf die Führung von Zeitwertkonten im Abrechnungssystem ist die grundsätzliche Entscheidung zu treffen, ob das Wertguthaben im System mitgeführt werden soll. Dabei können in regelmäßigen Abständen die Wertguthaben des externen Administrators übernommen werden. Dies ist ohnehin bei der Durchführung des Optionsmodells in Bezug auf die SV-Luft Führung mindestens jährlich erforderlich.

Außerdem müssen die benötigen Lohnarten, Zeitarten und Abwesenheitsarten bestimmt werden, die im Folgenden näher beschrieben werden.

SAP bietet hierzu vorhandene Musterlohnarten an, die an die Verwendung im Zeitwertkonto angepasst werden können. Dabei werden Lohnart/en für

• die Einbringung in das Wertguthaben
• den Stand des Wertguthabens (zur Abgrenzung der SV-Luft im Optionsmodell)
• die AG-SV-Beiträge
• eine Übertragung von Wertguthaben zum Beispiel von einem Vorarbeitgeber / Konzernarbeitgeber

angelegt.

Die Einbringung

Bei den Einbringungen ist grundsätzlich zwischen Einbringungen aus Geld- und Zeitbestandteilen zu unterscheiden. Erfahrungsgemäß werden von den Mitarbeitern hauptsächlich Umwandlungen aus laufendem monatlichen Entgelt gewählt. Auch wird die Einbringung von Resturlaubstagen – sofern dies in der Regelung vorgesehen ist – gerne genutzt.

Einbringungen aus Geldbestandteilen

Für wiederkehrende Einbringungen der Mitarbeiter aus laufenden Entgeltbestandteilen kann der Infotyp (IT) 0014 für die Einrichtung einer Lohnart genutzt werden. Eine entsprechende Abzugslohnart ist hierbei gesondert zu erstellen.

Analog kann der IT 0015 für Einmalbezüge genutzt werden.

Eine Alternative zu den IT 0014 und IT 0015 stellt der IT 0699 dar, der speziell für die Abbildung von externen Durchführungswegen im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung von SAP zur Verfügung gestellt wird. Dieser Infotyp weist die Besonderheit auf, dass hier zusätzlich zu festen Beträgen auch Prozentsätze hinterlegt werden können. Ebenso können sowohl Einzel- als auch Sammelüberweisungen direkt über das System erzeugt werden, eine Erstellung über die Finanzabteilung ist dabei grundsätzlich nicht erforderlich (wohl aber in der Regel die Freigabe der Zahlung).

Eine weitere Möglichkeit bietet der IT 0263, der speziell für Gehaltsumwandlung vorgesehen ist. Allerdings ist dieser Infotyp in Bezug auf das erforderliche Customizing am aufwändigsten, bietet aber auch die größte Funktionalität. Dabei sind flexible Berechnungen der Wandlungsbeträge abbildbar (zum Beispiel ein fester Prozentsatz des monatlichen Bruttoeinkommens). Außerdem ist auch in diesem Infotyp die Möglichkeit von Plausibilisierungsprüfungen gegeben. So kann zum Beispiel überprüft werden, ob das Bruttoeinkommen ausreichend ist, um den Wandlungswunsch des Mitarbeiters zu realisieren. Der Vorteil der Nutzung dieses Infotyps liegt demnach in der umfassenden Abbildung der Einbringungserklärung. Hier ist jedoch keine Möglichkeit vorgesehen, Überweisungen aus dem System heraus zu generieren.

Für die Einbringung über IT 0014 / IT 0015 / IT 0263 müssen Überweisungen aus dem Finanzsystem heraus erzeugt werden.

An dieser Stelle erlauben wir uns den Hinweis, dass der Sammelüberweisung gegenüber der Einzelüberweisung bei der Administration über eine virtuelle Kontenführung der Vorzug zu geben ist.

Einbringung von Zeitbestandteilen

Bei der Einbringung von Urlaubstagen ist die Voraussetzung die Definition einer Abzugslohnart für diesen Vorgang. Die Berechnung des Werts von Urlaubstagen erfolgt entweder nach einer vorzugebenden Umrechnungsmethode (zum Beispiel der Regelung in der arbeitsrechtlichen Vereinbarung) oder nach Bewertungsgrundlagen, die als Standard vorhanden sind. Sofern keine zur Berechnungssystematik im System abweichende Methode vereinbart wurde, kann ebenso der IT 0416 (Kontingentabgeltung) genutzt werden, bei der automatisch durch die Abrechnung die Abzugslohnart erzeugt wird.

Bei der Einbringung aus allen Arten von Arbeitszeitkonten aus der Zeitwirtschaft kann entweder ein fortgeschriebener Zeitsaldo genutzt werden oder ein speziell generiertes Abwesenheitskontingent (IT 2006). Die Entnahme aus dem Zeitsaldo erfolgt durch einen Entgeltbeleg (IT 2010) oder eine Zeitumbuchungsvorgabe (IT 2012). Hier wird der Wert eingegeben, der dann aus der Zeitwirtschaft an die Abrechnung übergeben wird. Danach erfolgt dann wieder die Umrechung in einen Wert oder es kommt die Kontingentabgeltung zum Einsatz. Bei Verwendung eines Abwesenheitskontingentes erfolgt die Einbringung analog zur Einbringung von Urlaubstagen.

Sonstige Einbringungen

Ein Zeitwertkonto kann neben den arbeitnehmerfinanzierten Bestandteilen auch über zusätzliche Arbeitgeberbeiträge finanziert werden. Hauptsächlich handelt es sich hierbei um einen Startbaustein oder um regelmäßige prozentuale Beteiligungen an den Beiträgen der Mitarbeiter.

Laufende Arbeitgeberbeiträge werden dabei über die IT 0014 gesteuert, entsprechende einmalige Startbaustein über den IT 0015. Allerdings ist ein Customizing der Lohnarten und der Abrechnungsregeln inklusive Plausibilisierungsprüfungen wiederum erforderlich.

Die Freistellung

Zur Abbildung von aus dem Zeitwertkonto finanzierten Freistellungszeiten ist die Definition einer bezahlten Abwesenheitsart je Art der Freistellung erforderlich (zum Beispiel für Sabbatical / Vorruhestand).

Außerdem werden zwei Lohnarten definiert, für

• laufendes Freistellungsentgelt (wird gegen das Wertguthaben des Arbeitnehmers gebucht)
• arbeitgeberfinanzierte Einmalzahlungen während der Freistellungsphase

Sofern das Wertguthaben im System mitgeführt wird, baut die Abrechung das Guthaben im monatlichen Rhythmus ab und obige Lohnart für laufendes Freistellungsentgelt weist den jeweils abgebauten Betrag aus. Wurde das Wertguthaben nicht vollständig im System mitgeführt, so kann auch zu Beginn einer Freistellungsphase das Wertguthaben des Mitarbeiters manuell korrigiert oder vorgegeben werden.

Die zweite Lohnart verringert das Wertguthaben des Mitarbeiters nicht, sondern wird als Arbeitgeberaufwand gebucht.

Der Störfall

Bei Aufbau von Wertguthaben nutzt SAP bei der Ermittlung der SV-Luft das Standardprogramm RPCSVWD0, welches monatlich im Rahmen der Abrechnung auszuführen ist. Dabei werden zwei Tabelle gefüllt, die T5D46 für die Störfall-SV-Luft und die T5D48 für die Entwicklung des Wertguthabens an sich.

Für den Störfall müssen regelmäßig zwei Lohnarten vorab definiert werden, getrennt nach Abrechnung eines mehrjährigen Bezugs (Fünftelungsregelung) bzw. eines einjährigen Bezugs. Durch die Eingabe dieser speziellen Lohnarten im IT 0015 wird die Auszahlung im Störfall vom System als solche erkannt und die Störfallabwicklung durchgeführt.

Bei Bekanntwerden des Störfalls müssen die Einbringungslohnarten für diesen Mitarbeiter gelöscht werden, so dass kein weiterer Aufbau von Wertguthaben erfolgen kann.

Tritt ein Störfall ein, wird die Verbeitragung auf der Grundlage der vorhandenen Störfall-SV-Luft berechnet. Über eine manuelle Eingabe in den IT 0123 kann dem System die Höhe des zu berücksichtigenden Störfall-SV-Luft vorgegeben werden. Dadurch können die SV-Lüfte der einzelnen Sozialversicherungszweige korrigiert werden (Meldung des externen Administrators).

Sonderthemen

Neben den beschriebenen Themen in Bezug auf die Einrichtung eines Zeitwertkontos in SAP gibt es weitere Projekte, die vor der ersten Einbringung in das Modell durchzuführen sind. Dazu gehören insbesondere die Abbildung von Schnittstellen zur internen Finanzbuchhaltung sowie zu externen Administratoren bzw. Treuhändern.

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